O arquivista

Blog para falar de arquivos e da arquivistica portuguesa e lusófona. Uma memória para os arquivos e para a cultura em Portugal.

segunda-feira, maio 08, 2006

E andamos nós preocupados com a formação..........

Isto de ser arquivista é fácil! Nós é que complicamos, querem ver. Reparem neste
artigo que surgiu no site SaudePlena dos nossos amigos brasileiros.

"Comportamento: como acabar com a bagunça
Consultora diz que quem organiza a vida pessoal perde menos
tempo e facilita o dia-a-dia

Para fugir do aumento de despesas, a professora e webdesigner Maria Célia
Amaral Feijon, de 49 anos, fechou o escritório e passou a trabalhar em casa.
Ela, que nunca foi organizada, se viu às voltas com documentos pessoais e da
empresa misturados. “Minha casa virou um caos”, conta. No mesmo espaço
em que trabalhava, os três filhos (de 22, 20 e 14 anos) usavam para estudar
e fazer pesquisas escolares. “CDs com trabalhos de clientes estavam juntos
aos dos meus filhos. Ficou uma verdadeira bagunça.”
A falta de organização em casa implica perda de tempo e dificuldade em
localizar qualquer documento. Maria Célia separou uma gaveta para contas
a pagar e outra para contas a receber, mas admite que ainda não é o ideal.
Quando precisa encontrar algum recibo ou escritura, fica completamente
perdida. “Fechei o escritório em função da crise econômica, para fugir do
aluguel e para não ficar sozinha. Como tinha um quarto sobrando em casa,
decidi montar um espaço para trabalhar. Mas vejo que preciso me organizar
melhor para evitar problemas.”
E foi justamente o que aconteceu com a webdesigner. Ela pagou uma conta
de telefone celular em caixa eletrônico e não sabe onde colocou o recibo. “Tive
que pagar de novo, porque o comprovante perdeu-se na revoada de papéis
em casa. Abri gaveta atrás de gaveta e não achei. Foi um prejuízo que me fez
ficar atenta”, afirma. Hoje, Maria Célia está reestruturando os arquivos pessoais
e todos os CDs com o trabalho que executa. São mais de 1 mil CDs, que são
catalogados, numerados e, numa planilha de Excel, ela os organiza. “Agora fica
sopa no mel”, brinca.
Como Maria Célia, diversas pessoas têm dificuldade em separar e organizar os
arquivos pessoais. Pior ainda é saber o que pode ser jogado fora e o que deve ser
guardado permanentemente. A consultora e instrutora dos cursos “Como gerenciar
minha casa” e “Organização e planejamento pessoal” Olívia Cicci ressalta que
quem consegue estruturar sua vida pessoal trabalha melhor, evita perda de
tempo e prejuízo financeiro.
Com longa experiência em documentação empresarial, tendo atuado em
grandes empresas, Olívia Cicci herdou da mãe esse senso de organização. “Essa é uma
cultura familiar que, quando comecei a trabalhar com arquivos de documentos,
fui aperfeiçoando. Hoje, mostro nos cursos a importância disso para a qualidade
de vida em casa”, explica. “As pessoas têm dificuldade de organizar documentos
em casa até por problema de espaço físico, falta de tempo e de prática.”
DIVISÃO
De acordo com o dicionário Aurélio, documento é qualquer base de conhecimento,
fixada materialmente e disposta de maneira que possa utilizar para consulta,
estudo, prova etc. São esses conceitos que Olívia Cicci transmite nos cursos.
Segundo ela, os documentos têm que ser arquivados por idade. A primeira
idade, chamada de arquivo corrente, inclui os que ainda não cumpriram
sua missão, como contas a pagar, convite a realizar, contratos em vigor.
Nesse arquivo, os papéis são jogados fora após cumprir seu intento.
A segunda idade, ou intermediário, é para documentos já quitados mas
ainda dentro do prazo legal para comprovação. Nesse arquivo incluem-se
pagamentos de condomínio, luz, água, telefone e dossiê do Imposto de Renda,
entre outros.
Já a terceira idade, permanente ou mais conhecida como arquivo morto,
é mais informativa. São documentos pessoais, passaporte, previdência privada,
comprovantes de INSS do empregado, testamento, carteiras de vacinação,
contracheques. “São provas que você tem e que não podem ser jogadas fora”,
afirma Olívia. Também fazem parte do arquivo permanente poesias, cartões e
redação dos filhos, pois são a expressão espontânea deles e devem ser
guardados como recordação.
Olívia sugere criar uma pasta para cada documento e numerá-las para
qualquer necessidade imediata de consulta. “Você deve tratar a informação
do âmbito da casa para ter valor de prova em juízo ou perante terceiros.
Se existe esse cuidado, fica muito mais fácil organizar os documentos e
facilitar o dia-a-dia das pessoas.”
Esse cuidado a administradora Ana Maria de Carvalho Botelho, de 49,
não esquece. Ela sempre foi muito organizada e guarda os documentos
nos locais corretos. Na hora em que precisa, consegue localizá-los rapidamente.
Ela conta que tem uma caixa em cima do armário, que é uma peça de decoração,
na qual coloca todas as contas e convites que recebe. Quando paga, coloca em pastas
classificadas por assunto. “Com isso, economizo tempo, espaço e simplifico a minha vida.” (TC)
Serviço
Curso Como gerenciar minha casa e Organize sua vida pessoal e trabalhe melhor
Data: de 16 a 18 deste mês
Horário: 18h30 às 22h
Informações e inscrições: (31) 3286-3808 e www.laresconsulte.com.br "

Será que é preciso uma pós-gradução para isto? E como ficará este curso ao abrigo de Bolonha?..... Reflexões.........

1 Comments:

  • At sexta-feira, agosto 04, 2006 10:03:00 da manhã, Anonymous Supermarine Spitfire said…

    A situação apresentada é muito interessante e ilustra a importância de uma boa organização dum arquivo, como forma de evitar a perda de documentos e localizar rapidamente a informação que se pretende.
    Quanto à questão da formação, considero que ela é importante, na medida que é essencial para qualquer pessoa que trabalhe num serviço de arquivo conhecer os princípios da arquivística, como seja o princípio da ordem original e de respeito pelos fundos, o tratamento técnico da documentação (recenseamento, descrição, etc.), formas de preservação e conservação da documentação, formas de avaliação da informação, legislação, acesso aos documentos, e muito mais...
    É evidente que não se aprende tudo na pós-graduação e na licenciatura, até porque as suas funções consistem em criar instrumentos de trabalho postos em prática aquando do «confronto» com a documentação.
    Por outro lado, não se pode negligenciar a importância da experiência que se adquire no contacto com a documentação e a necessidade de partilhar esse conhecimento com outros profissionais, sobretudo os mais novos porque essa «formação» é preciosa.

     

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